総務・人事の手間を減らす：規程の同意・安否確認・アンケート・入退社の手続き・備品台帳
就業規則の改定を周知したが、誰が読んだか分からない。災害のときに、全員の無事を、電話で一人ずつ確かめた。入社・退社の手続きが、人によって抜けた。総務・人事の「聞いて回る・確認して回る」手間を、KASANERU の画面で減らします。
こんなことで、困っていませんか
- 規程や誓約書を周知したが、誰が読んだか、誰が同意したか、記録がない
- 災害・事故のとき、全員の安否を、電話やメールで一人ずつ確かめている
- 入社・退社の手続きが、担当者ごとにバラバラで、抜けや遅れが出る
- パソコンや車両の貸出・点検が、Excel や紙で、誰が持っているか分からない
- ちょっとしたアンケートを、メールや紙で集めて、集計に手間がかかる
- 現場の「ひやっとした」が、口頭で終わって、記録にも対策にもつながらない
- 社用車の運転前後の酒気帯びの確認を、紙の台帳や口頭で済ませていて、記録が散らばる
KASANERU でできること
規程の周知と、同意の記録
規程を公開すると、全員に通知が届きます。就業規則のように、周知だけでよいものは、同意を求めずに公開できます（通知と閲覧のみ）。誓約書・秘密保持の確認のように、本人の同意そのものが要るものは、同意を求めて公開すると、「読んで同意します」で記録され、誰がいつ、どの版に同意したか、まだの人は誰かが分かります。改定は新しい版にでき、同意し直してもらうかを選べます。過去の版の本文は、そのまま残ります（同意の記録は会社の内部の記録で、法的な有効性は規程の内容と運用によります）。
安否確認
災害・事故のときに、全員へ「無事ですか」を聞きます。おやすみ時間や通知の設定を越えて届き、回答が済むまで、画面の上に案内が出ます。回答数・助けが必要な人・まだの人（電話番号つき）・部署ごとの回答率が、すぐ分かります。
入社・退社の手続き
アカウント・備品・社会保険・貸与品の返却などを、担当者と期限日つきのチェックリストにします。担当者に通知が届き、期限が来ても済んでいなければ知らせます。ひな形は、会社に合わせて書き換えられます。
備品・資産の台帳
パソコン・車両・工具などの、置き場所・使用者・点検日を管理します。借りられるものは、社員が自分で借りる・返せます。点検日は、期限管理に自動で登録され、近づくと通知されます。
アンケート・簡易投票
記名か匿名かを選べます。匿名は、回答と回答者を結びつけず、回答が3件以上になるまで集計を見せません。選択・複数選択・5段階・自由記述に対応します。
残業の見える化（目安）
残業申請の予定時間を、人ごと・月ごと・年度ごとに集計し、上限への近さを示します。申請の予定時間にもとづく目安で、実際の労働時間の管理（勤怠の記録）に代わるものではありません。
ヒヤリハット報告
ケガにならなかった「ひやっとした」を、写真つきで、誰でも報告できます（匿名も選べます）。管理者が確認して担当者を決め、担当者が対策を記録して完了にするまで、1件ずつ追います。重大なケガにつながりうる報告は、管理者にメール・スマホでも知らせます。完了したものは、報告者の名前を出さずに、事例として全員に共有できます。管理者は、月ごと・種類ごとの件数も見られます。
運転前後の確認の記録
社用車を運転する前と後に、酒気帯びの有無と体調、確認した人・方法（対面・電話・カメラなど）、検知器の使用を記録します。酒気帯びあり・不調のときは、管理者にメール・スマホですぐ知らせます。記録した日時は変えられず、間違いは管理者が理由つきで「取り消し」にします（記録は残ります）。管理者は、今日、車両を予約・借りているのに運転前の記録がない人を確認でき、期間を決めて CSV で書き出せます。
ホームの「今日やること」
承認待ち・確認が必要な連絡・期限・手続き・同意が必要な規程・アンケート・ヒヤリハットの対応・運転前後の確認・未読のお知らせを、ホームの1か所にまとめます。
使い始めるまでの流れ
- 1管理者が、規程・アンケート・手続き・備品を、それぞれの画面から登録（公開）します。
- 2社員には通知が届きます。ホームの「今日やること」からも、開けます。
- 3同意・回答・手続きのチェックが進むと、管理者の画面で、状況（まだの人）が分かります。
- 4まだの人には、再通知できます。
知っておいてほしいこと
- 規程への同意や、安否確認の記録は、会社の内部の記録です。法令への適合や、記録の法的な効力を保証するものではありません。会社の運用と合わせて、専門家に確認してください。
- 残業の見える化は、事前申請の予定時間にもとづく目安です。特別条項・休日労働・実際の労働時間は含みません。
- 運転前後の確認の記録は、社内の記録の写しです。法令（道路交通法）への適合を保証するものではなく、運転してよいかを判断する機能でもありません。対象の事業所・確認の方法・記録の保存は、警察署や安全運転管理者の講習などで確認してください。記録は、画面からは消せません。社内の運用として、1年以上は残してください。
- ヒヤリハットを匿名で報告すると、報告者の名前は記録されず、あとから状況を見ることもできません。写真に写った人や撮影の位置情報から、分かることがあります。
- 使わない機能は、会社設定の「メニューに出す機能」で、メニューから外せます。
よくある質問
匿名のアンケートは、本当に誰が答えたか分かりませんか？＋−
回答の内容と回答者は、結びつけて保存しません。回答した時刻も、日付だけを記録します。誰が回答したか（まだの人）は、再通知のために別に分かりますが、その人がどう答えたかは分かりません。回答が少ないうちは、集計も表示しません。
入社・退社の手続きの内容は、他の社員に見えますか？＋−
担当者には、自分の担当の項目だけが見えます。管理者は全項目を見られます。
ヒヤリハットや運転の確認の記録は、誰に見えますか？＋−
ヒヤリハットは、管理者・報告した人（匿名を除く）・担当者に見えます。共有した事例だけ、全員が読めます（報告者の名前は出ません）。運転前後の確認は、本人と管理者に見えます。
安否確認は、訓練にも使えますか？＋−
使えます。題名に「訓練」と入れてください。通知は実際と同じように届くので、事前に周知してください。
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