契約終了時のデータの扱い
第1版・2026年10月9日。お客さま向けの説明です。
1. 基本の考え方
- ・保存されているデータ（社員・申請・添付・チャット・予定・有給の記録など）は、お客さまのものです
- ・契約が終わったら、①お客さまにデータをお返しし、②期限までに、運営者のサーバーから削除します
2. 流れ
| 時期 | 内容 |
|---|---|
| 解約の申し出 | 管理者（または契約の担当者）から、運営者へ書面（メール可）で連絡 |
| 契約終了日まで | 通常どおり使えます。この間に、必要なデータを、管理者が管理画面から出力できます（下の表） |
| 契約終了日 | 閲覧のみの状態に切り替えます（新しい操作はできません） |
| 終了日から15日まで | お客さまの依頼があれば、データ一式をお渡しします（下の「3」） |
| 終了日から15日経過後 | 環境（データベース・添付ファイル）を運営者の保管場所へ移し、稼働中の環境からは削除します（自動）。この間は、依頼があれば、元に戻せます |
| 保管から15日経過後 | 保管場所のデータも削除します（自動。戻せません）。削除したら、お客さまにメールでお知らせします |
| 削除後14日 | バックアップからも、自動で消えます（バックアップは14日で入れ替わるため） |
試用が終わって、継続しないときも、同じ流れです（試用の終了日を、契約終了日とみなします）。
3. お返しするデータ
管理者が、管理画面から出力できるもの（契約中・終了までに）
| データ | 出力の場所 | 形式 |
|---|---|---|
| 社員の一覧 | 「CSV取り込み」→「いまのデータをダウンロード」 | CSV |
| 申請（全種類・仕訳の形式も可） | 「申請と承認」の一覧（管理者）→「CSVで出力」（期間・種類で絞れる） | CSV |
| 操作ログ | 「設定」→「操作ログ」→ CSV | CSV |
| 有給休暇の管理簿 | 「有給休暇」→「年次有給休暇管理簿をCSVで出力」 | CSV |
| チャットのログ（確認を有効にしているときだけ・自分だけの DM は含まない） | 「設定」→「チャットログ」 | CSV |
| 組織・予算・各種マスタ・申請の種類・承認ルート | 「CSV取り込み」→「いまのデータをダウンロード」 | CSV |
運営者がお渡しするもの（依頼があったとき）
- ・添付ファイル（申請の領収書・見積書など）を、申請番号ごとのフォルダにまとめたもの（元のファイル名で）と、対応表（CSV）
- ・チャットで送られたファイル（依頼があったとき）
- ・データベースの複製（SQLite 形式。ほかの仕組みへ移すときの技術者向け）
お渡しは、パスワード付きの圧縮ファイルを、お客さまが指定する安全な方法（暗号化された共有、または受け渡し用の URL）で行い、パスワードは、別の経路で連絡します。
4. 例外
- ・法令に基づいて保存が必要なデータ（たとえば、紛争が起きているときの記録）は、その期間、削除を保留します（お客さまにその旨を連絡します）
- ・お客さまが自分で保存するべき書類（経費の領収書の原本の写しなど）は、契約終了前に、お客さまの責任で出力・保存してください