お客さまからの不具合・修理の連絡を、受付から営業の確認、品証・製造への処理、完了まで追う
お客さまからの不具合の連絡が、電話・メール・担当者の頭の中に散らばって、「あの件、どうなった？」となっていませんか。KASANERU では、連絡を1件の案件として受け付け、営業が確認し、品証・製造などに回し、結果を営業が受けて完了にするまでを、誰がいつ何をしたかとともに追えます。
こんなことで、困っていませんか
- 不具合の連絡が、電話・メール・口頭で届き、対応の状況が担当者にしか分からない
- 営業が受けた連絡を、品証や製造に伝えたあと、結果がどうなったか追えない
- 対応が止まっていても、期限を過ぎていても、気づけない
- お客さまの連絡先や症状が、人によってバラバラに記録されている
KASANERU でできること
受付フォーム（お客さま向け。有料のオプション）
オプションをお申し込みの会社で公開にすると、お客さまが、ログイン不要のフォームから、お名前・連絡先と、会社が決めた項目（例：製品名・症状）・写真を送れます。メールアドレスをいただいた場合は、受付番号を、自動のメールでお知らせできます（症状などの内容は載せません）。公開は、管理者が、いつでも止められます。
営業が確認して、処理に回す
受け付けた内容は、営業が確認するまで、ほかの部署には回りません。営業が、回し先の部署（品証・製造など）・担当者・期限日・指示を決めて回すと、回し先に通知が届きます。
結果を営業に戻し、営業が完了にする
回し先は、原因や対応の内容を書いて、営業に戻します。営業が、お客さまへ連絡して完了にします。「不具合ではなかった」「保留」「再開」も選べます。
経過が、すべて残る
状況の変更・回し・コメント・添付が、誰がいつ行ったかとともに残ります（削除できません）。
滞留と期限超過を知らせる
受付のまま確認されていない、結果が戻っているのに完了にされていない、対応の期限を過ぎている案件を、担当者・営業へ通知します。ホームの「今日やること」にも出ます。
件数と対応の速さを集計する
営業・管理者は、受け付けた件数、営業が動くまでの時間、完了までの日数、回し先の部署ごとの対応日数、いま滞留している件数を、期間を選んで見られます。対応の流れの見直しに使えます。
聞く項目は、会社ごとに決められる
フォームの名前・案内文・項目（1行の文字・複数行の文字・日付・数値・選択肢、必須かどうか）を、管理者が画面で決めます。不具合の連絡のほか、修理のお申し込み、資料やアンケートの希望など、受け付けたい内容にあわせて作れます。外部受付フォームのオプションで1つ（「不具合のご連絡」から）が使え、2つ以上は、1つ追加ごとの有料です。
電話・メールで受けた連絡も登録
社員が、電話・メール・訪問で受けた連絡を起票できます。受付フォームと同じ流れに乗ります。一覧は、状況別・お客さま・製品・番号で探せて、CSV でも出せます（営業・管理者）。
使い始めるまでの流れ
- 1管理者が、「お客さま受付」の画面の下で、営業の部署を決めます。外部受付フォームのオプションがある会社は、フォームの項目を整えて公開します（お客さまにはフォームのアドレスを伝えます）。
- 2お客さまが送信する（または、社員が「連絡を登録する」で起票する）と、営業に通知が届きます。
- 3営業が内容を確認し、「処理に回す」で、品証・製造などの部署・担当者・期限日を決めます。
- 4回し先が、対応して、結果を書いて「営業に戻す」。
- 5営業が、お客さまへ連絡して「完了にする」。
知っておいてほしいこと
- 外部受付フォームは、有料のオプションです（月3,000円〜）。オプションがなくても、社員が登録する案件管理は使えます。
- 受付フォームは、アドレスを知っている人なら誰でも送信できます（検索には出ません）。回数の制限や、自動の送信を防ぐ仕組みを入れていますが、迷惑な送信があれば、管理者が、その案件を削除できます。
- お客さまの連絡先などの個人情報を預かります。取り扱いは、会社の個人情報の方針に沿って、会社の責任で行ってください。
- 案件を見られるのは、営業の担当者・回し先の部署の人・起票した人・管理者です。
よくある質問
お客さまは、状況を確認できますか？＋−
できます（外部受付フォームのオプションを使う会社）。受け付けたときに、受付番号と「確認コード」をお渡しし（メールアドレスをいただいた場合は、メールにも記載）、お客さまは、状況の確認ページに、その2つを入力して、「受け付けました／対応しています／確認しています／対応が完了しました」と、受付日・最終の更新日を見られます。回し先・担当者・社内のやりとり・症状の内容は、見せません。確認コードは、受け付けのときだけ表示され、サーバーにはハッシュだけを保存します（社員が登録した案件には、確認コードはありません）。
お客さまは、どんなファイルを付けられますか？＋−
既定は、写真と PDF だけです。外から届いた Excel・Word を開かない運用の会社が多いためで、会社の管理者が選べば、Excel・Word・CSV・テキストも受け付けられます。マクロつきの形式・実行ファイル・HTML・圧縮ファイルは、どちらの設定でも受け付けません。ファイルの中身も確認します。
受付フォームの項目は、変えられますか？＋−
変えられます。管理者が、フォームごとに、項目・必須・並び順・案内文を決められます（お名前とご連絡先は、必ず聞きます）。
営業の部署を決めないと、どうなりますか？＋−
管理者が、営業として、受付の通知を受けます。
まずは、30日間、お試しください